System DMS – czym jest, jak działa, jakie są jego najważniejsze zalety

Gromadzenie, indeksowanie, kompletowanie czy archiwizacja dokumentów w wersji papierowej nie jest wcale takie proste, jak się wydaje. Najlepiej wiedzą o tym pracownicy z działów kadr czy finansów. Okazuje się jednak, że istnieje system, za pomocą którego jesteś w stanie optymalizować pracę z dokumentacją. Chodzi o DMS.

Czym jest system DMS?

Document Management System, czyli inaczej DMS, to system, który ułatwia zarządzanie dokumentacją. Kryje się pod tym gromadzenie, udostępnianie, kompletowanie oraz przeglądanie zeskanowanych umów czy innych tego typu podobnych plików – wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Za pośrednictwem systemu DMS jesteś w stanie wyszukiwać na podstawie konkretnych kryteriów czy słów kluczowych. Dokumenty mogą trafić do systemu automatycznie, przez zeskanowanie wersji papierowej oraz wiadomość mailową. DMS posiada także inne funkcje, między innymi rozpoznawanie procesu przepływu plików wewnątrz przedsiębiorstwa. Dzięki temu jesteś w stanie zacząć zarządzać czy optymalizować pracą związaną z obiegiem dokumentów.

Jak działa system DMS?

System DMS organizuje wszystkie dokumenty dostępne na firmowych dyskach w strukturę drzewa, natomiast funkcje systemów są uporządkowane na kształt klasycznej listy. Dzięki temu wygodnie zadecydujesz o hierarchii dokumentów przydzielając je do konkretnego obszaru, projektu czy działań. Programy zarządzające dokumentacją posiadają wiele funkcji, które przyspieszają pracę z nimi – skrót każdego pliku widnieje w formie metryki, a każdy pracownik decyduje samodzielnie o jej kształcie. Niezależne dokumenty przydzielone do różnych projektów mogą być ze sobą powiązane na potrzeby dodatkowego zadania czy nowego projektu. Dowolność w przekładaniu, opisywaniu, tagowaniu oraz przeglądaniu dokumentów jest na tyle duża, że każda firma niezależnie od branży może przystosować DMS do własnych potrzeb.

Najważniejsze zalety systemu DMS. Dlaczego warto w niego zainwestować?

  • Dzięki DMS jesteś w stanie zdefiniować procedury, według których później obsłużysz pocztę mailową oraz faks.
  • System obsługuje zarówno faktury papierowe, wprowadzone do obiegu elektronicznego za pośrednictwem skanera, jak i te elektroniczne.
  • System zapewnia sprawną obsługę klientów, podwładnych czy innych osób, które potrzebują dotrzeć do danego dokumentu.
  • System DMS ułatwia zarządzanie dokumentami, tym samym zwiększając dynamikę pracy w przedsiębiorstwie.
  • DMS to program komputerowy, który jest intuicyjny i prosty w obsłudze – wdrażanie go zajmie niewiele czasu.
  • System DMS wspomaga organizację pracy w ramach normy ISO 9000.

Podsumowanie – system DMS

Dzięki systemowi zarządzania dokumentacją jesteś w stanie optymalizować pracę z nimi związaną, a także skupić się na właściwych obowiązkach – bez mozolnego szukania plików po szafkach. Skorzystaj z DMS i optymalizuj pracę związaną z dokumentacją już dziś!

System DMS – czym jest, jak działa, jakie są jego najważniejsze zalety
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here